Как написать заявление на выдачу документов, связанных с работой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать заявление на выдачу документов, связанных с работой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.

Локальные нормативные акты

Если исходить из буквального толкования законодательства, то получается, что » связанные с работой документы» сотруднику следует предоставлять, а с локальными актами, касающимися трудовой деятельности сотрудника, его следует ознакомить под подпись. Данная позиция находит подтверждение в некоторых судебных решениях, которые признают обязанность работодателя предоставлять работникам не локальные акты, а лишь документы, содержащие персональную информацию о них. Поскольку законодательством предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с локальными актами под подпись, но не по их предоставлению работникам (см., например, определения Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, от 13.08.2013 № 4г/1-7930).

Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты. Объясняется это тем, что локальный акт может затрагивать интересы и права работников в связи с включением в него обязательств работодателя и сотрудников по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий и компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льгот и преимуществ для работников и др. (см., например, Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).

Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.

Так, отказать в предоставлении локального акта можно в случае, если документ касается производственно-хозяйственной деятельности, а не работы самого сотрудника (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2013 № 33-6945).

Отказать работнику можно и в случае, если локальный акт не только не касается трудовой деятельности сотрудника, но и содержит конфиденциальную информацию (см., например, Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012, Решение Свердловского областного суда от 14 октября 2014 г. по делу № 72-787/2014).

Еще одним основанием для отказа в предоставлении копии локального акта может выступить отсутствие у работодателя реальной возможности предоставить запрошенный документ. В частности, в связи с истечением законодательного срока его хранения (см., например, Справка Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров).

А в ситуации, когда запрошен локальный акт, которым является утвержденная работодателем должностная инструкция, отказ работодателя в его предоставлении будет представляться необоснованным. То есть работодателю все же нужно будет предоставить запрошенный документ.

Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников. В таком случае представляется возможным предоставить выписку из документа в той части, которая касается только сотрудника, обратившегося с запросом.

Резюмируя вышеизложенное, можно говорить о следующих случаях, когда бывшему работнику может быть отказано в предоставлении копии локального нормативного акта (ЛНА):

• От сотрудника поступил устный запрос, а не письменное заявление о предоставлении ЛНА.
• ЛНА касается не трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя, а производственно-хозяйственной и/или организационно-распорядительной деятельности работодателя.
• ЛНА содержит конфиденциальную информацию (в том числе, персональные данные других работников), разглашение которой запрещено. Но при этом возможно рассмотреть вариант с предоставлением выписки из ЛНА в части, касающейся трудовой деятельности только запросившего работника.
• У работодателя отсутствует реальная возможность в предоставлении запрошенного ЛНА в связи с истечением нормативно установленного срока его хранения.

Вывод: Каждый конкретный запрос о предоставлении документов необходимо внимательно и тщательно анализировать. И в зависимости от конкретной ситуации/обстоятельств принимать решение о предоставлении или отказе в предоставлении копии локального акта бывшему работнику.

В частности, согласно п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, право субъекта персональных данных (т.е. работника) на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если обработка таких данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка и т.д.

Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. И работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы: копии приказов, справки, выписки и т. д. В статье рассмотрим, какие же документы или их копии выдаются работнику, в какие сроки и как оформляются.

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Как написать заявление

Чтобы получить дополнительные документы при увольнении, необходимо составить запрос к руководству в письменном виде. Единых бланков закон не предусматривает. Но существуют общие требования делопроизводства, как правильно составить заявление на предоставление справки о трудовой деятельности:

• сверху, в правом углу, указывают кому (обычно на имя главы компании: пишут его должность и ФИО);
• ниже — от кого (фамилия и должность работника);
• посередине размещают название документа;
• в основной части пишут просьбу подготовить документы и указывают их конкретный перечень;
• ниже ставят дату составления и подпись работника.

В тексте предпочтительнее отметить, на каком основании требуются справки, например «в связи с увольнением» или «выходом на пенсию», и указать ссылки на ст. 62 и 84.1 ТК РФ, которые обязывают руководство их выдать. Оформить заявление допускается на обычном белом листе бумаги, чаще всего формата А4, в рукописном или напечатанном виде.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких?либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33?3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

В каких случаях заявление не требуется?

Когда истекает срок договора между двумя сторонами, трудовая книжка выдается на руки без составления заявления.

То же самое касается случаев, если работник увольняется по статье либо по собственному желанию.

Однако заявление составить нужно будет, поскольку помимо трудовой книжки лицу выдаются сопровождающие документы.

К ним относят — копии приказа об увольнении, выписки, справки по зарплате, информация о периоде работы сотрудника, сведения о начислениях, об уплаченных страховых взносах на пенсионное страхование.

В любом случае, при трудоустройстве или увольнении случаются различные ситуации. Это единичные случаи, о которых говорить следует только непосредственно с начальством и уполномоченными органами.

Справка с места работы

Справка с места работы – это документ, в котором работодатель пишет те или иные факты из трудовой жизни конкретного сотрудника по его просьбе. Такая официальная бумага может пригодиться во многих местах, в частности:

• при обращении к работодателю с просьбой назначить выплату пособия за рождение ребёнка;
• при оформлении пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет;
• при подаче документов на оформление визы;
• при попытке взять кредит/заём в банковской организации;
• и другое.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

При поступлении к работодателю заявления от сотрудника, он не вправе оставлять обращение без ответа. Организационно-правовая форма юридического лица при этом значения не имеет. Индивидуальный предприниматель, бюджетная организация, госорган, ЗАО, ООО – все они должны соблюдать нормы трудового законодательства.

Учтите! Документы, после заверения их печатью организации и подписью уполномоченного лица, передаются на протяжении трех (рабочих) дней.

Предоставляются только документы, запрашиваемые сотрудником, поэтому составляют письменное заявление. Передать его лучше в канцелярию или же под подпись начальнику или другому уполномоченному лицу (помощнику, секретарю, сотруднику кадрового отдела).

Комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Какие документы может запрашивать сотрудник у работодателя?

Список документов, указанных в ст. 62 ТК, является примерным и открытым. Судебная практика (обзоры решений мировых судей по трудовым спорам) приводит к следующим выводам в отношении характеристик документов, которые можно затребовать по ст. 62:

1. Список не ограничен. Определение «и другое» указывает на возможность запрашивать практически любые документы, отвечающие смыслу статьи.
2. Документы должны быть связаны с работой данного сотрудника у этого работодателя. Степень взаимосвязи трактуется достаточно широко. Так, например, судебными решениями удовлетворялись требования предоставить:
   • копию личной карточки работника;
   • регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
   • копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
   • копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.

Таким образом, если документ имеет хоть какое-то отношение к труду работника и его оплате, его следует предоставить.

1. При выдаче документов, касающихся нескольких работников, необходимо учитывать требования законодательства о персональных данных. Например, если работник запрашивает приказ о премировании, не следует выдавать ему полностью весь документ, т. к. помимо сведений, касающихся работника, там будут присутствовать данные других лиц. В таких случаях следует оформлять выписку из соответствующего документа, содержащую сведения только по самому обратившемуся.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2021 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2021 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2021 г., то используется справка РСВ-1.

Выписку данных персонифицированного учета могут получить граждане, которые работают на основании гражданско-правового договора. В данном случае документ выдадут в день, когда заканчивается срок действия такого договора.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

1. информация об адресате и заявителе;
2. наименование документа;
3. формулировка просьбы или предложения;
4. дата подачи;
5. подпись (какие бумаги подписывает работник при увольнении?).

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

• занимаемую должность адресата;
• название предприятия;
• ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

Особенности составления заявления о выдаче документов

Как видно из примера заявления о документах, связанных с работой, составить документ не составит особых сложностей. Работник не обязан сообщать работодателю причину, по которым он нуждается в получении документов. В то же время, чтобы не шокировать начальство, можно и пояснить: для получения кредита, в рамках дел о взыскании алиментов и т.п. В принципе, работник может такие документы просить неоднократно, как во время трудовой деятельности, так и после увольнения.

Перечень документов, которые могут быть истребованы у работодателя, также не ограничен. Это и выписки из приказа о приеме на работу, об увольнении, о переводах, справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя и т.п. Единственное условие – документы должны касаться лично этого работника. Кстати, такое заявление может подать и третье лицо – при наличии доверенности на подписание документов или только доверенности на получение документов.

Выдача прочих документов по требованию работника

У работника, независимо от того, увольняется ли он или же обращается уже после ухода из организации, есть право затребовать копии необходимых ему документов или выписок из них, где указываются данные о нем.

При наличии в документе информации только о данном сотруднике, его копируют и передают по запросу. Если же документ содержит не только данные об этом сотруднике, но и о других работниках организации, делается только выписка.

Одним из документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику по его требованию, считается приказ об увольнении.

Зачастую работниками запрашиваются следующие документы:

• приказы о приеме их на работу, об их увольнении с должности, переводе (на иную должность в другое подразделение организации);
• справки о заработной плате за различные периоды;
• приказы при изменении выплат заработной платы (копии);
• выписки, сделанные из отчетностей, направляемых в ПФ РФ или Фонд соцстрахования.

Когда человек увольняется, лучше заранее позаботиться обо всех необходимых в дальнейшем документах: подтверждающих факт работы, продвижение по карьерной лестнице, объема начисляемой заработной платы, уплаченные налоги и отчисления.

Все это будет необходимо для оформления пенсии в случае неполноты имеющихся данных персонифицированного учета.

Есть еще значимые документы, которые понадобятся при оформлении пенсии – они удостоверяют страховой (трудовой) стаж. Речь идет об архивных справках: о трудоустройстве и заработной плате.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой. Эти документы необходимы для представления в суд в качестве доказательств при подаче исков о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об отмене приказа о дисциплинарном взыскании. И многим другим трудовым (и не только) спорам.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, работник подает по месту работы. Основанием является статья 62 Трудового кодекса РФ. Именно эта статья закрепляет обязанность выдачи работодателя выдать необходимые документов. Здесь же приведен их примерный перечень.

Но надо сказать, что он не является исчерпывающим. Требовать работник вправе:

• приказы в отношении работника.
• справка о размере и составных частях заработной платы.
• справка о периоде работы и занимаемых должностях,
• сведения о размере страховых взносов,
• характеристики и т.п.

Вновь обращаем внимание, что перечень документов закон не ограничивает. Единственным ограничением является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Работодатель обязан выдать документы, независимо от того, указана в них причина запроса или нет.

Запрашиваемый документ работодатель должен оформить надлежащим образом и заверить. Общим требованием оформления «рабочих» документов является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица (которое утвердило или составило данный документ). На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
2. должность,
3. фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
4. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
5. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
6. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
7. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
8. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

Похожие записи:

• Маткапитал в 2023-м: не только «квартирный вопрос» и образование
• Обязательные Отчисления В Адвокатскую Палату Города Москвы В 2023 Году
• Как вежливо отказать соискателю после встречи