Процедура выдачи трудовой книжки на руки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Процедура выдачи трудовой книжки на руки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно требованиям ст. 62 ТК РФ работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего письменного заявления обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в том числе копию трудовой книжки, но только — в случае ее ведения (данная норма прямо установлена ст. 62 ТК РФ).

В рассматриваемой ситуации работодатель должен выдать работнику сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы у него способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью — при ее наличии у работодателя).

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких?либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33?3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Комментарии к ст. 62 ТК РФ

1. Комментируемая статья не устанавливает ограничений права работника на получение копий документов, связанных с работой.

2. Работодатель за невыполнение обязанностей, перечисленных в комментируемой статье, т.е.: 1) за отказ выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой; 2) невыдачу в день увольнения трудовой книжки, несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП, в соответствии с которой нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

3. При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя и подписью самого работника в соответствии с п. 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ работодателя и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то работодатель в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под роспись или высылается по почте по их письменному требованию.

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Штрафы за непредставление документов при увольнении работника

Если работодатель не выдаст уволенному работнику вышеперечисленные документы или нарушит порядок их выдачи, его привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Данное нарушение влечет наложение на работодателя штрафов в следующих размерах:

• от 1 000 до 5 000 рублей – для должностных лиц организаций;

• от 1 000 до 5 000 рублей – для индивидуальных предпринимателей;

• от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.

Комментарий к статье 62 ТК РФ

1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.

Перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (копии документов) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

• если работник обратился в банк за кредитом;
• при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
• при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
• при усыновлении ребенка;
• в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
• при гражданских и судебных разбирательствах;
• для восстановления утерянного оригинала;
• при оформлении на работу по совместительству;
• для составления резюме при поиске новой работы;
• при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Хочешь копию трудовой – напиши заявление

Для того чтобы получить копию трудовой книжки, работник должен подать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Дело в том, что во время действия трудового договора трудовая книжка хранится на предприятии и на руки работнику её не выдают.

Если организация маленькая, то, конечно, можно обойтись и устной просьбой. Однако если компания крупная, то необходимо письменное заявление на копию трудовой книжки.

Обязательной для применения формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. На практике бывает, что в организации разработан специальный бланк для подобных прошений. Если такой утвержденной формы нет, то главное, чтобы в заявлении было указано следующее:

• Ф.И.О. руководителя компании, на чье имя пишется заявление;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, обращающегося с заявлением;
• дата обращения и подпись заявителя с расшифровкой Ф.И.О.;
• причина обращения за копией трудовой (обычно указывается по желанию).

Существует унифицированная форма Т-1 приказа о приеме работника на работу, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05. 01. 04 № 1, обязательная для юридических лиц всех форм собственности, в которую работодатели могут вносить дополнительные реквизиты.

Давайте подробно рассмотрим варианты оформления приказа о приеме на работу и, соответствующие им, записи в трудовую книжку.

1. Работник принимается на неопределенный срок в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями. Испытательный срок данном случае не устанавливается (рис. 53),

Раз работник принимается на неопределенный срок, то в графе «Принять на работу по» – дата не проставляется. В графе «с испытательным сроком» ставится прочерк.

Заявление, причем только письменное

Согласно части 1 статьи 62 трудового законодательства РФ, выдача копии трудовой книжки осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением. В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа. Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации. Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить. В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Ст. 62 ТК РФ: вопросы и ответы

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т.?д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33?3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1?000 до 3?000?руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких?либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу № 33?3359/2016).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т.?п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

• заявление, написанное работником;
• свой паспорт;
• доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Правила поведения пользователей на сайте

• Свежие
• Посещаемые

Инициатором оформления выступает:

• работодатель;
• сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

В каких случаях требуется такой документ?

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.

В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.

Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.

Она может понадобиться в следующих случаях:

• оформление кредита;
• оформление загранпаспорта;
• поступление на заочную форму обучения;
• получение субсидий.

Другой комментарий к статье 62 ТК РФ

§ 1. Нередки случаи, когда работнику необходимы копии документов, связанных с работой. Например, решается вопрос о приеме на работу в качестве штатного совместителя. При рассмотрении трудового спора в суде работнику необходимы копии приказов о приеме на работу, увольнении с работы, переводах на другую работу; выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и др.

Следует знать, что работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня обращения выдать ему необходимые копии документов, связанных с работой. Все копии документов должны быть заверены работодателем надлежащим образом и передаваться работнику безвозмездно.

§ 2. Федеральным законом от 30 июня 2006 г. законодатель предусмотрел выдачу копий о начислениях и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Похожие записи:

• Авансовые платежи по налогу на прибыль. Пример расчета
• Пенсии, ЕДВ и пособия инвалидам с 1 февраля 2023 года
• 2023. Изменения в сфере недвижимости, вступающие в силу в новом году