Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Долгосрочная сохранность в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:

• позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
• переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
• есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
• сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
• предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
• обеспечивает бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Способы хранения электронных документов

Документы долгосрочного хранения можно разместить:

1. На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
2. Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
3. Облачный архив. Его единственная особенность — для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
4. Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в «1С:Документооборот», «1С:Архив», а в связке с «1С:ЭДО» будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В «1С:Документооборот» можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.

Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.

Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.

Система ЭТЛАС для архивов

Электронный архив разработки «Этлас» — гибкое и универсальное решение для организации архива проектной документации. Функционал программы позволяет объединить в единой системе бумажные и электронные копии документов, в том числе:

• реализовать поточное сканирование бумажных документов: система обеспечивает автоматическое распознавание атрибутов документов, их именование, нумерацию и размещение;
• автоматизировать работу со складом документов, в том числе с применением штрих-кодов: быстро находить расположение нужных дел, отслеживать свободные места и др.;
• создавать любое количество картотек по учёту данных.

Встроенные редакторы и конструкторы помогают адаптировать систему к особенностям деятельности любой организации.

Ещё больше о возможностях электронного архива «Этлас» вы узнаете у наших консультантов.

Как электронная документация учитывается в цифровом архиве?

Электронная документация учитывается в цифровых архивах по единицам – делам. У каждого дела есть собственный учетный номер, становящийся частью шифра. Шифр и определенные сведения по учету можно наносить на вкладыш чехла носителя. Информация шифра архива:

• № единицы хранения в соответствии с описью;
• № описи дел;
• № фонда архива.

Информация вкладыша электронного носителя:

• Название предприятия;
• Название подразделения;
• Данные об ограничении доступа;
• Время записи файла на цифровой носитель;
• № описи.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом

С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить трудовые затраты на обработку документов, сделать функциональнее систему классификации, анализа, создания и поиска документов. Но нужно различать понятия «электронный архив» и «хранение электронных документов».

Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.

Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

Требования к хранению электронных документов

Обратимся к требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Документ должен быть читабельным на протяжении всего срока хранения. Из-за быстрого устаревания компьютерной техники и программного обеспечения возможна ситуация, когда документ, созданный много лет назад, будет невозможно прочитать из-за отсутствия необходимого ПО или устройства.

Необходимо перезаписывать документы для устранения проблемы устаревания носителей. Например, уже сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, которые 10 лет назад были распространенными носителями информации. Решением этой проблемы законодатели видят периодическую перезапись информации с устаревающих носителей на более современные.

Документ должен содержать атрибуты, позволяющие его идентифицировать. Имея гипотетическое хранилище электронных документов, необходимо хранить документы таким образом, чтобы, не открывая каждый документ, пользователь мог найти нужный. Тут помогут уникальные идентификаторы и различные методы группировки и сортировки.

Документ должен быть доступен для чтения, независимо от появления новых версий редакторов и ридеров. Не зря, на сегодняшний день, все крупные разработчики ПО при разработке новых версий продукта поддерживают форматы и технологии предыдущих версий.

Согласно другому документу — Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций-, организации должны разработать внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных документов. Часть рекомендаций приведена в этом же документе, что существенно облегчает формирование внутренних нормативных документов.

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

1. Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
2. ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
3. ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
4. Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
5. Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
6. Каждый из файлов проверяется на читабельность.
7. В опись включается запись о приеме-передаче.
8. Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Ежегодно в организациях всё более актуально поднимаются вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. При этом данный вопрос ещё более обострили ФЦП «Электронная Россия» и подобные им программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»).Поэтому скорее всего в ближайшее время архивы электронных документов станут важнейшими источниками информации для принятия решений на всех управленческих уровнях. Исходя из этого, основное значение в методологии организации электронных архивов приобретают проблемы эффективного хранения электронных информационных ресурсов.

Для разных организаций не являются одинаковыми проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов. Они находятся в зависимости от организационно-правовой формы предприятий и от типового состава документов, подлежащих хранению в архиве, а также от задач, которые ставятся перед архивом. Однако наиболее главным является то, эти различия определяются установленными хранения электронных документов сроками. Организации должны обеспечить сохранность документов в течение сроков, определённых в законах и нормативных актах Российской Федерации. При этом перемещение информации на сменные носители наиболее актуальным является в организациях с большим объёмом документооборота.

Целью моей работы является рассмотрение особенностей хранения и использования электронных документов.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

• Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
• Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
• Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
• Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?

Сохранность баз данных

Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):

• таблицы базы данных;
• информация, содержащаяся в полях базы данных;
• вся база данных.

После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:

• хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);
• xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);
• осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).

Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов

При организации электронного архива следует применять системный подход, с помощью которого вы сможете четко сформулировать, что конкретно необходимо вашей организации в этой сфере, а также подобрать наиболее подходящие способы решения выявленных задач. Создать архив документов в электронном виде можно следующим образом:

Шаг 1. Планирование функций системы.

Для начала стоит четко понять, с какой целью вы собираетесь создать электронный архив документов. Исходя из этого, станет понятно, какие функции он должен выполнять и какие задачи решать.

Шаг 2. Анализ деятельности компании.

• Определение профиля деятельности организации, составление перечня задействованных средств коммуникации и субъектов.
• Группировка всех документов по наиболее важным и второстепенным.
• Исследование использованных систем данных, на основании чего составление перечня основных форматов и способов хранения документов.
• Обнаружение ключевых инструментов для создания системы поиска и каталогизации архива.

Шаг 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем.

В зависимости от объема предстоящих работ и их сложности на этом этапе выстраивают план решения задач в строгой последовательности. Причем очередность задач определяется их важностью.

Шаг 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива.

• Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.
• Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
• Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

Похожие записи:

• «Какие льготы могут добавить донорам костного мозга?»
• Со скольки лет ребенок начинает нести уголовную ответственность?
• Дарение земельного участка между близкими родственниками 2023 налог